Checklist antes do orçamento

Ao finalizar uma produção e emitir a nota de um produto que fabricamos é muito comum, e quase que constante, depararmos com uma divergência do que foi orçado, do que foi consumido e do que esta sendo entregue.

Estas divergência, em geral, nos leva a um custo maior do que o previsto e diminui nossa margem de lucro.

Isso ocorre por conta da forma que fazemos o orçamento e de quanta atenção nós damos a pequenos detalhes que, ao longo do processo e somados a outros pequenos detalhes, geram custos que não contabilizamos e com isso, uma suposta margem de 20% de lucro pode facilmente ser reduzia a 15% ou até menos.

Não é comum perdermos 5% ou até mais ao realizarmos a verificação final do que foi produzido, consumido e esta apto a entregar do que realmente orçamos e cobramos do cliente.

Você não faz esta conta após finalizar uma OS (ordem de serviço) e emitir a nota para o cliente?

Então você pode estar correndo um risco ainda maior e perdendo muito mais do que acredita.

Esta conta é bem simples, você pega o que você cobrou do cliente e subtrai do que você gastou para produzir e confere depois se a margem de lucro aplicada (depois de descontar todos os impostos e taxas devidas), será a mesma que aplicou na elaboração do orçamento aprovado.

Mas por que estas diferenças ocorrem?

Como comentei antes, por conta de não levarmos em conta pequenos detalhes como por exemplo a quantidade de fita dupla face utilizada, o solvente ou diluente usado para limpeza dos grupos impressores e tinteiros, a tinta residual do tinteiro, as caixas de papelão usadas para acondicionar o produto acabado, fitas adesivas, etiquetas identificadora das caixas, ribbon utilizado para imprimir, horas paradas aguardando aprovação, dentre outros inúmeros pequenos processos ou insumos que são desprezados.

Uma forma de evitar estes esquecidos itens é montar um ficha de checklist (lista de checagem em uma tradução livre), que incluem ou lembram o orçamentista de incluir esses na sua planilha e então cobrar do cliente também por estes insumos.

Não existe uma forma única, nem tão pouco uma mágica para se montar este checklist, ele depende de cada empresa, equipamento e serviços envolvidos, além é claro, da composição do produto final.

Mas vão alguns dos itens esquecidos por muitas empresas e orçamentistas, inclusive até os mais experientes já vi deixarem de lado essa pequena lista a seguir:

• dupla face - área utilizada por todos os clichês que compõe o trabalho. Em banda larga por exemplo é bem possível que um trabalho consuma 1 rolo de fita;
• tubetes - os tubetes tem um custo unitário, e como estes são enviados e entregues com o produto acabado para o cliente, devemos cobrá-los; 
• caixas de papelão - com os custos de produção cada vez mais altos é bem possível que uma simples caixa de papelão, enviada para o cliente tenha o valor de R$3,00 ou mais por unidade, imagine entregar 60 caixas para um cliente, quanto isso impactaria em nossos custos de produção.
• fitas para o fechamento de embalagens e caixas - pegando o "gancho" das 60 caixas anteriores imagine quantos rolos de fita adesiva seriam necessárias para fechar todas estas embalagens;
• etiquetas de identificação - cada caixa precisa de uma etiqueta que identifica o cliente, endereço, conteúdo etc., se levarmos em conta que usamos ai uma etiqueta 100x150mm a R$0,15 por unidade teremos um valor de R$9,00
• Ribbon - se usamos etiquetas em papel couchê e ribbon em nossa impressora térmica ainda temos o custo do ribbon que se for de R$5,00 um rolo de 100mm x 74 metros no caso citado teríamos um custo de mais ou menos R$1,00

Estes são alguns dos itens que menos são cobrados em um orçamento flexo e que podem facilmente diminuir a nossa margem de lucro.

Em um trabalho esse valor pode ser considerado exagero de minha parte, porém, ao se desenvolver diversos trabalhos, clientes, volumes esse montante ao final de 01 (um) mês pode chegar facilmente na casa dos centenas de reais perdidos que poderiam estar sendo muito melhor empregados na modernização e capacitação dos funcionários.

Pense nisso e organize seu cheklist para que possa computar todos os recursos utilizados e cobrá-los apropriadamente de seu cliente.

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